行长信箱按格式填写。如有反映的问题或有意见、建议需要提出，使用行长信箱卡片填写。采取挂号邮递方式的，应在信封正面左下角注明行长信箱字样。填写时可以自愿留下姓名及联系方式，以便于及时反馈有关信息，也可不具姓名从互联网直接向行长信箱发送邮件，会定期对相对集中的问题解决情况进行反馈。信箱是一种人际的沟通工具之一。信件送来，收件者因为外出或者忙碌著其他，无闲亲身接收，只有由信箱代劳，待收件人有空才开信箱，一次过收集及拆阅、处理来信。